Грабли для стартапа: как беспечное отношение к документам приводит к потере денег и вредит репутации

Начну с реальной истории. Стартап «ФитБейс» разрабатывает экосистему цифровых сервисов для фитнес-клубов и студий с 2018 года. В 2020 году привлекли подрядчика, чтобы разработать MVP мобильного приложения.

Как водится, все договоренности были на словах — договор формальный: в нем было обозначено ТЗ, но не были зафиксированы сроки и последствия их несоблюдения. Заказчик частично оплатил работу до ее завершения, но результат его не устроил. Он предпринимал попытки обсудить доработки, но исполнитель не выходил на связь. Окончательного расчета произведено не было. 

Через определенное время исполнитель подал иск в суд, который вынес заочное решение о взыскании средств — оно выносится без участия ответчика. Стартап не отслеживал корреспонденцию, не получил уведомления о явке в суд и его представители не пришли на заседание. То есть «ФитБэйс» даже не участвовал в рассмотрении этого дела и не знал о решении, пока ответчик с исполнительным листом на руках не подал заявление о банкротстве.

Судебное дело еще не проиграно, ситуация под контролем. Но стартапу пришлось оплатить наработки этого подрядчика, а также выполнить ту же самую работу уже своими силами с привлечением в команду опытных разработчиков. В итоге — двойные финансовые затраты и репутационные потери в виде судебного разбирательства в истории компании. 

В современном мире информация о компании транспарентна. Любой контрагент может увидеть, есть ли задолженность по налогам, неисполненное решение суда и в каких делах компания выступала истцом или ответчиком. Более того, эту информацию могут использовать конкуренты при переговорах с клиентами, выставляя компанию не в лучшем свете — так, кстати, и произошло с «ФитБейс».

В такой ситуации может оказаться любая компания, особенно — стартап. А все дело в договоре. Точнее — его отсутствии. Фаундерам нередко хочется быстрее получить результат, оформление отношений откладывают на потом или делегируют бухгалтерам, у которых цель только одна — соблюсти требования бухучета.

Принцип Agile — люди важнее бумажек — работает в 95% случаев, а в 5% превращается в риск. При таком подходе интересы заказчика остаются без защиты: устные договоренности забываются или игнорируются, и доказать свою позицию в суде становится сложно и дорого.

Читайте также:

Какие правила соблюдать бизнесу при заказе логотипа у дизайнера?

Валютные контракты: как компаниям правильно с ними работать и не нарваться на штрафы

Здесь важен нюанс: в случае судебных споров между юридическим и физическим лицом суд в любой сомнительной ситуации трактует условия договора в пользу более слабой стороны.

И если подрядчик — фрилансер или даже индивидуальный предприниматель — выдвигает необоснованные претензии, а у стартапа (а он юридическое лицо) нет доказательств в виде четкого регламентирования договорных отношений (объемы, сроки, суммы, критерии оценки результата), шанса выиграть процесс практически нет.

Другой нюанс связан с результатами интеллектуального труда и любой инновационной деятельности, в том числе разработки программного обеспечения. Как оценить качество продукта или услуги? Нужно сравнить фактическое состояние с нормативными правилами. В некоторых отраслях они закреплены законодательно.

Но в случае с разработкой ПО их нет. Например, качество кирпичей для строительства дома контролируется с помощью ГОСТа. В программном обеспечении в роли кирпичей выступает код, но каким он должен быть, нигде не регламентировано. То есть любой код, который нам дали, будет продуктом, который мы заказали. Именно поэтому критерии качества готового решения должны быть подробно прописаны в договоре. 

Многие стартапы страдают от недобросовестных исполнителей из-за собственной непредусмотрительности. Они не могут позволить себе штатного юриста, а оформлением договорных отношений часто занимаются сами фаундеры. Но даже в этом случае можно избежать риска получить судебный иск. Для этого нужно выполнять три простых правила.

Правило 1: сразу составлять договор

Не нужно откладывать. Как только появилась необходимость привлечь подрядчика, стоит начать с составления договора. Что в нем обязательно должно быть:

• Наименование сторон;
• Наименование работ или услуг;
• Сроки выполнения, этапы;
• Критерии оценки результата;
• Стоимость работы и порядок выплат;
• Формат коммуникаций;
• Техническое задание.

Первая часть договора — это юридическая «обвязка», то есть основные положения сотрудничества. В идеале ее стоит поручить юристу — это не очень дорого. Намного дороже обойдутся юридические услуги в случае судебного иска. 

Шаблоны договоров можно взять со специализированных сайтов и адаптировать к своей ситуации. Например:

• consultant.ru — здесь есть не только формы, но и конструктор договоров. При этом работать с договорами подряда можно бесплатно.
• garant.ru — содержит проверенную базу шаблонов договоров. Есть конструктор договоров с бесплатным доступом на 3 дня.

Вторая часть договора — это техническое задание. В нем должно быть четко и однозначно прописано, что заказчик хочет получить на выходе — вплоть до мелочей. Как это сделать?

Если задача профильная, то компания может сама составить техзадание. Например, управляющий фитнес-клуба понимает, какой должна быть концепция его развития, — и способен составить ТЗ на ее создание самостоятельно.

Если нужно разработать мобильное приложение или CRM, то руководство клуба в лучшем случае сможет описать бизнес-задачи, которые должно решать ПО, и высказать пожелания относительно дизайна. Но технически грамотно создать полноценное ТЗ для решения этой задачи — вряд ли.

В итоге — разработка затягивается, а функциональность решения не устраивает заказчика. 

Читайте по теме: Как купить готовый бизнес и не совершить ошибок?

Составить грамотное ТЗ может сам подрядчик, правда, сохраняется риск того, что он выберет более удобную для себя трактовку. Второй вариант — заказать разработку ТЗ у конкурирующей организации. Когда специалисты понимают, что делают техзадание не для себя, получается более объективный документ. Иногда имеет смысл привлечь эксперта или консультанта из этой области.

Правило 2: проверять контрагента 

Перед началом сотрудничества важно собрать досье на контрагента. Есть несколько доступных сервисов, которые помогут собрать необходимую информацию:

• Сервис ФНС «Прозрачный бизнес». По ИНН юридического лица или ФИО предпринимателя можно узнать дату регистрации, штат сотрудников, объем налогов, наличие задолженностей перед бюджетом. Такая информация поможет понять реальный масштаб компании, а также ее финансовую состоятельность. Например, если компания достаточно крупная и давно работает на рынке, то сотрудничество с ней несет меньше рисков для стартапа.
• Еще один сервис ФНС — bo.nalog.ru. С его помощью можно получить доступ к бухгалтерской отчетности, информации о балансе и активах компании, отчету о прибылях и убытках. Ресурс выдает данные за последний год и их динамику за три года. Такой анализ позволяет понять серьезность контрагента и шансы на успех в случае судебных разбирательств. 
• Федресурс — сервис, где все субъекты экономической деятельности должны публиковать сведения о себе. Например, здесь можно узнать о наличии дела о банкротстве или заявления о ликвидации.
• Сервисы судов. Иски, касающиеся деятельности юридических лиц и ИП, подаются через систему арбитражных судов. На сайте kad.arbitr.ru можно увидеть все дела, в которых участвовал потенциальный подрядчик за последние 10 лет. 

Отмечу, что к информации о судебных разбирательствах нужно отнестись вдумчиво и тщательно ее проанализировать. Если компания выступала в качестве истца или ответчика в ситуациях неуплаты — это стандартная для бизнеса история, которая не является маркером недобросовестности.

Случаи бывают разные, и даже проигранное дело — не клеймо на всю жизнь. Нужно напрямую задать вопрос потенциальному партнеру о том, с чем был связан инцидент. И уже исходя из ответа принимать решение о дальнейшем сотрудничестве.

А вот если с компании взыскивают долги по коммунальным платежам и дел не одно, а несколько, то стоит задуматься о необходимости работы с таким подрядчиком. Скорее всего, он уже дышит на ладан.

Правило 3: фиксировать все обстоятельства сотрудничества в переписке

В ходе работ могут измениться обстоятельства или появиться новые задачи. Стороны могут приостановить сотрудничество, договориться о дополнительных работах или исключить некоторые ранее заказанные услуги.

Например, меняются параметры конечного продукта, и это оговаривается устно. В итоге заказчик получает продукт, который его не удовлетворяет, но тот соответствует первичному ТЗ — и доказать свою правоту не может. В идеале нужно внести изменения в договор и техническое задание. Но стоит хотя бы зафиксировать изменения в переписке. Это может стать доказательством в суде. 

Кроме того, важно письменно фиксировать неудовлетворенность результатом работы. Бывают случаи, когда подрядчик обращается в суд через какое-то время (срок исковой давности 3 года): работы выполнил, акт предоставил, возражений не получил, работу не оплатили.

Доказать, что возражения были озвучены, практически невозможно. Если компания не сможет предоставить документальное подтверждение своих претензий, то проиграет суд. Именно так чуть не случилось в истории с «ФитБейс».

Фиксировать обстоятельства сотрудничества можно любым способом, позволяющим идентифицировать адресата и отправителя — по электронной почте или в мессенджерах. Необязательно оформлять письма юридически правильно — важно просто зафиксировать факты — даже это сильно поможет в дальнейшем избежать конфликта и выиграть суд, если до него дойдет. 

Кстати, рекомендую прописывать в договоре способы коммуникации, которые могут быть расценены как надлежащие. Если включить в них адреса электронной почты и конкретные мессенджеры, то такие сообщения будут рассматриваться как юридически значимые. Если в договоре этого нет, то суд будет разбираться, действительно ли выбранный канал связи можно считать надлежащим.

И еще один совет — отслеживайте корреспонденцию. Если компания не работает по юридическому адресу, то стоит воспользоваться услугой переадресации на фактический адрес. Так вы не пропустите неожиданную повестку в суд и не станете ответчиком в заочном решении суда.

Подведем итоги. Конфликт с недобросовестным подрядчиком может серьезно повредить бизнесу, особенно — если это молодая команда и ограниченным финансированием.

Например, в случае с «ФитБейс» с компании просто списали 1 млн рублей. Но у фаундеров остались средства на развитие. А если бы нет? В лучшем случае пришлось бы отказаться от выпуска нового продукта или отложить планы на неопределенный срок. В худшем — банкротство и крах перспективного стартапа из-за необоснованных претензий исполнителя.

Стартапы нацелены на быстрое развитие. Их преимущество — гибкость, а невнимание к формальностям — их беда. Но если согласовать правильный договор и техническое задание, фиксировать все обстоятельства сотрудничества в письменном виде и внимательно отнестись к проверке контрагента, можно избежать недопонимания с подрядчиками и рисков судебных разбирательств.

Фото на обложке: Shutterstock / SFIO CRACHO