Как прокрастинация мешает бизнесу

Содержание

• Что такое прокрастинация
• Виды прокрастинации
• Чем опасна прокрастинация в бизнесе
  • Краткосрочные задачи
  • Долгосрочные проекты
  • Кадровые проблемы
• Почему возникает прокрастинация
  • Отсутствие самостоятельности
  • Перфекционизм (стремление к совершенству)
  • Игнорирование долгосрочных проектов
  • Незавершенные дела
  • Неумение делегировать
  • Усталость
• Как справиться с бизнес-прокрастинацией
  • Упростите задачи
  • Уберите все лишнее
  • Управляйте временем и делегируйте
  • Отдыхайте полноценно
  • Поощряйте себя

Что такое прокрастинация

Термин «прокрастинация» относится к психологии и означает хроническое откладывание дел, которое приводит к негативным психологическим последствиям. При этом неважно, что становится предметом прокрастинации — домашние дела или рабочие задачи — результаты в любом случае могут быть катастрофическими. 

Типичный пример такого поведения в бизнесе: руководитель, вместо того чтобы развивать проект, занимается обустройством офиса или перепиской с коллегами. 

Прокрастинировать легко и приятно — вы избегаете неприятных дел, которые не приносят положительных эмоций прямо сейчас, и заменяете их на более безопасные. Составлять отчет менее интересно, чем читать комментарии в соцсетях, но любая прокрастинация опасна своими последствиями. Если отчет не будет готов в срок, это негативно скажется как на самом исполнителе, так и на общих делах компании.

Читайте по теме:

Как избавиться от привычки прокрастинировать

10 способов распознать своего внутреннего перфекциониста

Опытный предприниматель-прокрастинатор со стороны может выглядеть деятельным и занятым, но судить о его эффективности стоит только по результатам. Если показатели компании снижаются, прибыль падает, конкуренты опережают — это прямое свидетельство пагубного влияния прокрастинации на рабочий процесс. 

Прокрастинация в бизнесе приводит к тому, что реально важные проекты, требующие умственных сил, откладываются, а время уделяется привычным и удобным задачам.

В малых дозах прокрастинация — это вполне нормальное состояние. Иногда делать перерывы в работе или отвлекаться на посторонние дела даже полезно. Однако хроническое откладывание дел — это опасная модель поведения как для самого прокрастинатора, так и для бизнеса, за который он отвечает. 

Фото в тексте: Iryna Imago / Shutterstock

Прокрастинация в бизнесе — это отсутствие желания прикладывать усилия для достижения действительно значимых целей. Сравнивать это состояние с ленью или бездельем неправильно. Скорее, это замена важных дел на неважные. Например, вместо подготовки отчета сотрудник разбирает почту  — тоже вроде бы дело, но его значимость для бизнеса близка к нулю. 

Виды прокрастинации

Психологи выделяют несколько видов прокрастинации, которые в той или иной степени проявляются в решении бизнес-задач:

• Невротическая. Такое состояние затрагивает человека на физиологическом уровне. Взяться за действительно важное дело мешают реакции организма — учащение пульса, тремор и другие симптомы. Контролировать такое состояние прокрастинатор не может.
• Прокрастинация в принятии решений. Возникает по причине страха ответственности за свои действия и поступки. Боязнь последствий достигает таких масштабов, что человек не готов даже к малейшим изменениям. 
• Академическая. Об этом виде прокрастинации прекрасно знают студенты, которые до последнего дня откладывают подготовку к экзамену, написанию курсовых или дипломных работ. Аналогично поступают ответственные сотрудники, которые знают о приближении дедлайна, но не приступают к работе.  

Прокрастинация заразна и может распространиться на всю команду, поскольку сидеть на месте и заниматься пустяками — это комфортно и удобно. Но бизнес, особенно конкурентный, характеризуется как раз постоянным преодолением трудностей и выходом за привычные рамки.

Вне зависимости от того, как именно прокрастинируют сотрудники, прокрастинация всегда негативно влияет на бизнес. Привычка медлить сказывается на эффективности работы, что в итоге приведет к провалу по всем направлениям.  

Поэтому важно распознать в себе и в других первые признаки этого состояния:

1. Постоянное желание отвлечься. Такие сотрудники найдут тысячу и один предлог, чтобы не заниматься важным. Например, выпить кофе, покурить, перекусить, посмотреть новости, позвонить коллеге и так далее.
2. Потребность в самооправдании. Сотрудник (или даже руководитель) бесконечно ищут объяснения и причины, почему они откладывают важные дела. Причины могут быть вполне логичны, но ситуацию это не меняет.
3. Хронические опоздания и срывы дедлайнов. Прокрастинаторы не отличаются пунктуальностью и редко сдавают проекты вовремя. Получить от них результат в поставленные сроки проблематично. 
4. Разногласия с более ответственными коллегами и руководством. Прокрастинаторы часто перекладывают ответственность на других, что вызывает естественные протесты окружающих. 

Обратите внимание, что лень — не симптом прокрастинации. Идейный лентяй не сожалеет о своем безделье, а прокрастинатор часто осознает пагубность откладывания и постоянно борется с собой. 

Чем опасна прокрастинация в бизнесе

Несмотря на то, что прокрастинация имеет психологическую природу, ее последствия для бизнеса вполне конкретны и материальны. Под удар попадает сразу несколько аспектов рабочего процесса.

Краткосрочные задачи

Дела, которые требуют немедленного решения, постоянно откладываются. Руководство вынуждено ждать, заказчики теряют время, а более сложные дела стоят на месте из-за того, что не решены текущие задачи. 

Начальству приходится перекладывать дела на более работоспособных сотрудников, оставляя прокрастинаторам совсем незначительные нагрузку, что неизбежно сказывается на общих показателях. 

Долгосрочные проекты 

Краткосрочные задачи еще можно распределить по более опытным и способным сотрудникам, но с долгосрочными без твердой управленческой руки не справиться. Важные проекты, от которых зависит будущее бизнеса, необходимо держать на контроле. 

Если руководитель или ответственное лицо считают долгосрочные проекты, рассчитанные на будущее, слишком хлопотными, это вряд ли приведет к процветанию компании. 

Еще более опасна для бизнеса групповая прокрастинация: в этом случае весь коллектив не имеет ни решимости, ни энергии для долгосрочных проектов. Даже перспективная компания завязнет в разбирательствах, разговорах и поисках виноватых. 

Кадровые проблемы

Если у руководителя компании нет желания развивать проект, вирус прокрастинации постепенно охватит весь коллектив. В таких компаниях не приветствуется активность и инициативность, поэтому действительно ценных и амбициозных сотрудников постепенно заменят безынициативные и удобные для начальства исполнители. Деградация персонала неизбежно приведет к развалу организации. 

Почему возникает прокрастинация

Причины прокрастинации в бизнесе могут быть внутренними и внешними. Рассмотрим подробно факторы, которые мешают как руководству, так и персоналу работать продуктивно, не откладывая дел на потом. 

Отсутствие самостоятельности 

Как ни странно, даже среди руководителей бизнеса бывают люди, которые не привыкли брать на себя ответственность. Им более комфортно, когда кто-то ставит перед ними конкретные задачи. Как правило, эти люди раньше работали по найму, поэтому бремя свободы их тяготит. 

Такой предприниматель может ориентироваться на потребности заказчиков и на этом основании принимать важные решения. Однако для развития бизнеса это тупиковый путь. Предприниматель должен сам решать, в каком направлении двигаться бизнесу. 

Перфекционизм (стремление к совершенству)

Можно бесконечно дорабатывать продукт, выискивать ошибки и откладывать запуск, но для бизнеса такая модель будет убыточной. Среди руководителей откладывать проект по причине его мнимого несовершенства — довольно распространенный тип поведения. Во многих ситуациях это деструктивный путь, не дающий бизнесу развиваться. 

В такой ситуации важно вовремя остановиться. Если вы видите, что завышенные требования мешают запустить проект в срок, лучше проигнорировать недоработки и форсировать старт. 

Игнорирование долгосрочных проектов

В российских экономических реалиях руководители нередко отдают предпочтение краткосрочным проектам, которые дают быстрый результат. Все дело в горизонте планирования, который в России короче, чем в других странах. Экономическая ситуация в стране действительно менее предсказуемая. Если считать, что завтра может произойти все что угодно, проще и спокойнее заниматься сиюминутными задачами.

Работать с долгосрочными проектами действительно сложнее с психологической точки зрения, при этом на результат влияет гораздо больше непредсказуемых факторов. Но это не значит, что такие задачи нужно откладывать на неопределенный срок. 

Именно от амбициозных и крупных проектов зависит будущее компании. Чтобы подступиться к ним, можно последовать совету Стиву Джобса. Он говорил, что любую невозможную задачу можно разбить на более мелкие, но вполне посильные этапы и выполнить их по одному 

Незавершенные дела

Нередко начать новый проект мешают незакрытые мелкие дела. Поэтому перед запуском сложной задачи необходимо провести тщательный аудит в компании и распределить все незавершенные проекты по исполнителям. 

Неумение делегировать

Такой вид прокрастинации характерен для начинающих бизнесменов или тех, кто не имеет опыта руководства. Грешат этим и профессионалы, которым проще справиться с задачей самостоятельно, чем поручать ее сотруднику. 

Результат такой политики плачевный — руководители не справляются с бесконечным потоком дел, начинают халтурить и откладывать в долгий ящик важные задачи. 

Фото в тексте: Unsplash

В такой ситуации нужно прежде всего научиться расставлять приоритеты. Руководитель должен заниматься управлением, а подчиненные — текущими задачами. Правило здесь простое — делегируйте все, что можно делегировать. 

Усталость 

Люди начинают откладывать дела по причине банальной усталости. Каким бы железным ни был руководитель, напряженный рабочий график и отсутствие отпусков неизбежно дадут о себе знать. Многие бизнесмены просто боятся оставить компанию без своего руководства даже на неделю, но такая гиперопека чревата падением производительности. 

Симптомы выгорания очевидны — работа не доставляет радости, а от текущих задач хочется сбежать в неизвестном направлении. У проблемы есть только одно решение — полноценный отдых.  

Как справиться с бизнес-прокрастинацией

Первый шаг в решении любой проблемы — признать, что она существует. Прокрастинация — это нормально. 

По статистике, в той или иной степени прокрастинируют все. Только одни делают это постоянно, а другие — время от времени. И если проблема стала хронической, с ней обязательно нужно бороться. 

Эксперты советуют подходить к этому стратегически и использовать следующие методики.

Упростите задачи

Мы не приступаем к выполнению работы только по той причине, что она кажется нам слишком сложной и необъятной. Гораздо проще выполнять конкретные задачи, продолжительность которых легко прогнозируется. 

Читайте по теме:

Как стать счастливым на работе? Ищем конкретный ответ на абстрактный вопрос

Тимлид и его команда: как не допустить выгорания

Поэтому все обширные цели нужно разбить на более понятные. Слишком сложную задачу тоже можно разделить на этапы и распределить между наиболее толковыми сотрудниками. 

Уберите все лишнее

Кажется, что человечество прокрастинирует все больше. Исследователи считают, что причина — чрезмерный информационный поток: соцсети, новостные сайты, мессенджеры. В любой момент можно отвлечься на источник контента и «зависнуть» в нем на часы. 

Это значит, что начинать важное дело нужно с отключения социальных сетей, приложений и оповещений. Лучше вообще убрать смартфон или использовать его только для связи. Сделайте информационный фон чистым и отвлекаться будет просто не на что. 

Управляйте временем и делегируйте

Тайм-менеджмент — не такая сложная наука, освоить ее помогут бесплатные вебинары, книги и мобильные приложения (тот случай, когда смартфон будет полезен). Научившись управлять временем, вы сможете более эффективно расставлять приоритеты и успевать больше. Следующий шаг — распределение задач по сотрудникам. Постепенно вы разберетесь, кто и с какими задачами справляется лучше. 

Отдыхайте полноценно 

Прокрастинатору свойственно чувствовать вину за бессмысленно потраченное время. Однако попробуйте взглянуть на проблему с другой стороны. 

Если нет сил начать важный проект, возможно, стоит наконец отдохнуть? Отложите все дела и займитесь собой. 

Поощряйте себя 

Большинство прокрастинаторов относятся к себе слишком строго. Но нет смысла погружаться с головой в чувство вины. Измените отношение — благодарите и поощряйте себя за каждую победу над прокрастинацией. Пусть это будет мороженое, кусочек торта или любимый фильм вечером. 

Откладывать важные дела свойственно всем людям, в том числе предпринимателям. В этом нет ничего катастрофического, более того, откладывать на потом — нормальная реакция психики на выход из зоны комфорта. Человеку свойственно избегать неприятных, сложных и незнакомых действий. 

Хроническая прокрастинация может стать проблемой для бизнеса. Чтобы преодолеть откладывание, нужно для начала признать проблему, а затем приступить к ее последовательному решению. 

Фото на обложке: Nicoleta Ionescu / Shutterstock