Финансовый учет для стартапов: как учесть все и обезопасить бизнес

Учет — всему голова

Вести подсчеты важно с первого дня, причем еще до запуска проекта — на этапе планирования. И без пропусков — только так вы сможете четко понимать финансовое состояние бизнеса. 

Один из лучших способов ведения финансов — таблица Microsoft Excel или ее онлайн-аналоги. 

Как вести таблицу учета 

1. В таблице обязательно должны быть как минимум две графы: доходы и расходы. В каждой должны быть учтены все источники дохода и причины расходов — не только очевидные вроде зарплат сотрудников и аренды, но и самые незначительные, даже разовые. 
2. Чтобы учет имел смысл, стоит не просто вписывать в него цифры, но и стараться планировать. Перед графами с фактическими доходами и расходами записывайте планируемые: например, за январь вы собираетесь заработать 500 тыс. руб., потратить — 250 тыс. руб. В конце января сравните получившиеся суммы с запланированными и проанализируйте, где пришлось выйти за рамки бюджета, а где получилось заработать больше ожидаемого.

Такой формат учета позволяет анализировать бюджет. С помощью таблицы можно планировать доходы от проекта в начале месяца и оценивать операционную прибыль в конце. Если оказывается, что прогноз был слишком оптимистичным или заработок оказался меньше ожидаемого по другим причинам, то планировать следующий месяц станет проще: вы сможете вовремя увидеть, что в бизнес-процессы нужно внести корректировки.

Учет может стать и инструментом достижения финансовых целей: заносите в раздел доходов в том числе те статьи, которые еще не принесли деньги, но могут это сделать в ближайшем будущем. Это будет стимулировать к развитию новых источников заработка и поможет сфокусироваться на точках роста проекта.

Пример: собственник недавно открывшегося тату-салона хочет создать программу для обучения мастеров. Но пока ресурсы уходят на первостепенные задачи, в том числе вывод бизнеса в плюс. При этом цель — создание обучения — собственник заносит в графу «Планы» учета средств, чтобы постоянно держать ее в фокусе.

Расход моего проекта — мой расход

Одна из главных ошибок на старте — смешивать расходы и доходы проекта с личными.

Одна из моих студенток открыла салон красоты, в котором сама же начала работать как мастер. Она вела единый учет доходов и расходов, не разделяя собственную прибыль как сотрудника, суммы, которые ей платили мастера за аренду мест в салоне, и доходы бизнеса в целом. После разделения выяснилось, что салон все это время приносил лишь убытки, которые владелица не замечала, считая прибылью бизнеса в том числе собственную зарплату.

Первое, что стоит помнить, если вы начинающий предприниматель, — нужно четко разделять собственные средства и деньги проекта. Если они связаны или бизнес запускается на собственные деньги — отражайте это в доходной и расходной части таблицы. Смысл учета в том, чтобы отслеживать реальную прибыльность проекта. Иначе высок риск работать себе же в убыток и не замечать этого.

Начинайте грамотно

Помните, что часть обязательных расходов приходится на время, когда проект еще не приносит профит. Не стоит уповать на то, что удастся быстро заработать и взять средства на развитие бизнеса из выручки.

Даже если кажется, что вы все тщательно просчитали, всегда учитывайте вероятность непредвиденных расходов. Например, если вы снимаете помещение для бизнеса, собственник может внезапно повысить сумму аренды. Или по каким-то причинам придется менять уже оплаченное оборудование. Закладывать финансы стоит минимум на три месяца вперед.

Важно подумать и об источнике финансов. Это могут быть собственные вложения или привлеченные средства инвесторов.

Кстати, в этом случае вам тоже придет на помощь таблица с детальным учетом. Любой инвестор хочет понимать, во что собирается вложить деньги, так что предоставьте максимально подробную информацию:

• сколько денег планируется потратить на запуск проекта и его продвижение до того, как проект начнет приносить прибыль;
• какие суммы вы собираетесь зарабатывать и на основании чего предполагаете, что цель осуществима.

Заранее подумайте, что делать, если проект не принесет ожидаемого результата в запланированный срок. Как долго вы готовы ждать прибыли? Есть, например, стартапы, которые создают новую нишу — им нужно больше времени, чтобы раскачаться. В этом случае может сработать правило «чем больше убытки, тем больше впоследствии будет потенциальная выгода».

Пример: когда мы с партнерами открыли вегетарианское кафе, в первые пять месяцев бизнес был убыточным. Продержаться на плаву помог хороший запас финансов, которого хватало на то, чтобы платить аренду помещения и зарплаты сотрудникам не меньше шести месяцев, и стойкая вера в окупаемость проекта: из недели в неделю мы наблюдали положительную динамику. На пятый месяц существования бизнес принес прибыль, которая покрыла все предыдущие убытки.

Как правило, для стартапов в новой нише нормально быть убыточными в первый год существования и дольше. Когда с точки зрения инновационности бизнес скорее «обычный» и похожих проектов много, часто нет смысла работать в минус целый год. Если же вы заранее решили, что в любых обстоятельствах продолжите развивать проект в течение конкретного срока, продумайте наперед, как будете покрывать возможные убытки:

1. Если вы запускаете бизнес с партнерами или привлекаете инвестиции, заранее обсудите возможности каждого из партнеров в случае непредвиденных обстоятельств. Готовы ли инвесторы вложить в проект дополнительные средства или выдать кредит на вашу волю? 
2. Обсудите свои планы с окружением, узнайте, смогут ли друзья или родственники помочь вам финансово, если в проекте возникнет такая необходимость.
3. На случай чрезвычайной ситуации изучите, на каких условиях банки готовы выдать вам потребительский кредит. По возможности лучше обойтись без кредитования, но иногда такой вариант спасителен.

А что будем считать, или Те самые коробочки

Что стоит учитывать как расходы:

• платежи по долговым обязательствам (если такие уже есть);
• обязательные платежи — например, за аренду помещения, коммунальные услуги;
• зарплату сотрудников и подрядчиков;
• налоги;
• маркетинг и рекламу;
• зарплату собственников бизнеса.

В подсчете затрат на зарплаты важно разграничить роли собственника и сотрудника — особенно если у проекта несколько совладельцев. Собственник несет риски, сотрудник — выполняет обязанности и получает за них зарплату.

Пример: четверо партнеров вложились в открытие проекта и внесли по 25% от требуемой суммы запуска. Один из них становится генеральным директором и ежедневно работает, получая оклад в размере 100 тыс. руб. Остальные просто ждут от него отчетов и ходят на совещания. В какой-то месяц бизнес приходит в убыток, и кассовый разрыв составляет 200 тыс. руб. на зарплаты сотрудников, включая гендиректора. Тогда все четверо партнеров-собственников проекта должны поровну внести необходимые средства. Таким образом, гендиректор обязан вложить свои 50 тыс. как собственник, но при этом забрать 100 тыс. зарплаты как сотрудник.

Учитывайте все расходы. Даже если затраты кажутся незначительными, их важно заносить в таблицу. В зависимости от специфики это могут быть совсем разные категории трат. Например, в сфере услуг, к которой относится вышеупомянутый салон красоты, важна атмосфера, поэтому хозяйка вкладывала деньги в создание уюта: удобные кресла в зоне ожидания, цветы и картины, посуда для чая и кофе. Расходные материалы, разовая оплата подрядчику или консалтинговые услуги — важно все.

По теме: Как выбрать помещение для салона красоты 

Кстати, если в начале пути из-за отсутствия опыта вам сложно определиться с категориями, проведите опрос среди друзей и знакомых, знающих нишу изнутри — они подскажут, с какими тратами можно столкнуться. 

Совет. По каждой статье расходов закладывайте минимум 10% от общей суммы на возможный перерасход. Иными словами — будьте готовы потратить на что-то больше, чем вы рассчитывали изначально, и откладывайте на это часть средств. Тогда повышение цен на необходимые материалы, увеличение стоимости аренды или другие траты «сверх плана» станут гораздо менее неприятным сюрпризом.

Еще одна важная «коробочка» — НЗ, или неприкосновенный запас. Это финансовая подушка безопасности на случай непредвиденных обстоятельств. НЗ всегда рекомендуют иметь в личном запасе, но его наличие важно и для бизнес-проектов. Для накопления финансовой подушки должен существовать отдельный счет или несколько, если проект не один. Такой инструмент позволяет обезопасить бизнес от долгов в непредвиденной ситуации и не покрывать затраты за счет личных средств.

Резюме

Главное, что стоит делать с финансовой стороны, если вы решили открыть бизнес:

• Не экономьте на первоначальном бюджете. Лучше перераспределить лишнее, чем понять, что средств не хватает.
• Закладывайте финансы для бизнеса минимум на три месяца вперед.
• Ведите учет доходов и расходов. Важны даже самые маленькие суммы.
• Заносите в учет все обязательные траты (налоги, аренда помещения, зарплаты и т.д.).
• Не смешивайте личные деньги и средства бизнеса.
• Финансово разделяйте сотрудников и собственников, если эти роли объединены.
• Заранее подумайте о возможных рисках и проработайте план действий на случай непредвиденных обстоятельств.

Фото на обложке: Freepik