Как структурировать десятки проектов и сотни задач с помощью одного софта

Я работаю в компании .io, мы создаем систему аналитики для медиа и интернет-магазинов. Количество пользователей, которые посещают сайты наших клиентов, превышает 100 млн человек в сутки. А нашими клиентами являются такие известные сервисы, как Business Insider, Рамблер, Vogue, Elle, De Telegraaf и другие.

Именно поэтому для управления задачами нам нужен Trello.

Мы и Trello

Все вопросы, запросы и пожелания при количестве клиентов в 1000+ проектов образуют неслабый поток задач и запросов, которые нужно контролировать, делегировать на команду разработки и доводить до полной готовности.

Все это транслируется в статистику для дальнейшей оптимизации процесса. Ниже мы расскажем о своем опыте работы с Trello — такой простой, но эффективной системой для решения наших задач.

Стандарты работы с планировщиком задач

Trello — это онлайн-доска, которая используется для ведения задач в производственной воронке.

Наша воронка содержит следующие статусы:

• New / Update / Fix — это разные виды задач, подробности будут ниже,
• In progress — задача, над которой идет работа в данный момент,
• Need to test — задача на этапе тестирования,
• Done — задача готова,
• Live — задача выкачена на продакшн и отправлена клиенту.

Выглядит это так:

Каждая карточка — это проект со своими задачами, и у каждой карточки есть свои атрибуты. Это:

• Цвет — маркер самой задачи:

1. Зеленый — это новый проект, который установил наш код, и его нужно настроить и отдать клиенту на триальный период,
2. Желтый — пожелание клиента по кабинету, то есть любое запрошенное обновление,
3. Красный — баг или жалоба клиента, которые требуют оперативного исправления (хотим жить без них, но не всегда получается)

• Участники — пара людей, которые работают над задачей в лице менеджера (постановщика задачи) и разработчика (исполнителя).
• Срок — когда задача должна быть сделана,
• Количество задач по проекту — да, внутри каждой карточки может быть адский список из пунктов,
• Приоритет — есть задачи, которые нужно сделать в течение 1 часа.

В общем, представьте себе систему, которую вы используете. И неожиданно вам в голову приходит идея или пожелание (хуже, если вы находите баг). Вы открываете онлайн-чат, пишите менеджеру свой запрос, вам отписывают стандартный ответ в стиле «спасибо, разберемся». И вы думаете про то, что отправили свои мысли в никуда, хотя продолжаете мечтать про новое обновление (или про исправленный баг). Но, внезапно для вас, через 1-2 дня вам отвечают: «Готово, заходите — смотрите». Да, идеальный мир существует!

Короче, наш экран задач не бывает пустым, сегодня мы разобрали почти всю очередь. Но бывало в нашей жизни и так:

Как видите, мы используем классическую в проектном менеджменте схему. Но дальше — больше.

Как мы прокачали Trello

Trello известен своей простотой, и любой необходимый для работы хак нужно искать на стороне — в плагинах или интеграциях с их API. Мы же столкнулись с пулом задач, решения для которых создавались нами самостоятельно:

1. Создание новых задач с новыми проектами

Когда на сайте нашего клиента появляется код для трекинга, карточка в Trello появляется автоматически — для этого мы используем API Trello и собственного бота — он проверяет появление данных с сайта клиента, которому был отправлен код для установки и который ранее нами не отслеживался.

На выходе: у разработчика в пуле появляется заказ на проект, который нужно приготовить максимально оперативно. И разработчик, при фильтрации по себе, будет видеть именно свой стол заказов:

Эх, не успел заскринить задачу в плане Джона, так как она уже в работе:

И когда Джон закончит, то перетянет задачу на следующий этап — тестирование. Чертовски удобно!

2. Приоритеты для задачи

По всем перечисленным ранее атрибутам мы считаем индекс важности задач. То есть красная карточка будет выше желтых пожеланий, а проблема проекта с посещаемостью 10+ миллионов будет более критичной, чем фикс проекта с посещаемостью до миллиона. А если у карточки еще и срок сдачи просрочен, то она будет пищать от необходимости быть сделанной.

Используем следующие инструменты: API Trello и улучшение «Custom Fields», в которое пишем число приоритета. А дальше финал — запускается бот, который все задачи сортирует сверху вниз в зависимости от размера оценки. И эта перетасовка происходит каждые 10 минут, чтобы исправить то, что менеджеры и разработчики двигают задачи на свое усмотрение.

3. Автоматизация работы над задачами

Да, мы, как и все, пытаемся избавиться от ручной работы над задачами, особенно когда настраивается новый проект с типичным набором отчетов в кабинете. Для этого мы реализовали команду ботов, которые работают так:

Да, наши боты справляются не всегда, и мы всегда готовы им помочь.

4. Сдача кабинета клиенту

Когда задача реализована и разработчик хотел бы ее протестировать, карточку с проектом переносят в список «Need to test». В этом списке за нее отвечает менеджер и принимает задачу с точки зрения клиента:

1. сделано ли все корректно,
2. не сломано ли все остальное.

Если все действительно сделано правильно, то он переносит задачу в Done, как бы оставляя просьбу на выкатку решения. На данном этапе ответственность человека заканчивается.

В этот момент просыпается еще один бот, разбуженный появлением новой карточки в своем логове. Он использует наше API и по названию проекта находит настройки этого проекта в коде и выкатывает свежие обновления на живой сайт. И да, еще один бот собирает письмо для клиента о том, что в его проекте были сделанные ранее согласованные изменения.

Информацию про клиента он находит в нашей админке, где по названию проекта можно найти пользователей этого проекта и кто из них является администратором. Кстати, теперь, кажется, стало понятно, почему в названии задачи мы используем имя сайта, а не тайтл самой задачи.

На последнем этапе бот архивирует карточку, и она пропадает с доски.

5. Аналитика

Да, у Trello просто нет аналитики. Даже больше — он под это не заточен, так как не рассматривает задачу, отправленную в архив, как сделанную.

А поскольку мы работаем с цифрами, и нам важно любой процесс измерять, нам было критично увидеть такие цифры:

• Какое количество проектов попадает в план, и сколько из них мы реализуем,
• Сколько времени мы тратим на выполнение задач, особенно по типам — зеленые, желтые или красные,
• Кто из разработчиков сколько делает задач и как быстро.

В общем, все перечисленные вопросы — мелочи по сравнению с главным для нас вызовом: наш клиент должен получать решение в течение 1 дня. И любые препятствия на пути — менеджеры или разработчики, размер очереди задач или снижение скорости реакции — должны быть обнаружены раньше, чем они начнут влиять на конечный результат.

Для измерения Trello мы использовали следующие инструменты:

1. Google Spreadsheet
2. Zapier

Zapier — крутой сервис, который позволяет сделать интеграцию между различными системами, не обращаясь к разработчикам. Для мониторинга цифр по задачам мы сделали следующее:

1. При появлении задачи в Trello в Spreadsheet приходит новая запись с названием проекта, именем автора задачи, датой создания задачи и ее цвет,
2. При выполнении задачи (переносе ее в статус Done) запись с задачей обновляется, куда добавляется инфо о дате события и именем разработчика, который работал над задачей.

А потом этот лог обрабатываем на уровне стандартных формул экселя, где по каждой задаче считается срок выполнения, а по каждому менеджеру и разработчику пишется их результативность.

Пример графиков, которые получаются на выходе

Количество задач, которые каждый день попадают в план и улетают из плана выполненными:

Плохо, когда синий не перекрыт красным

Количество задач каждого типа, которые попадают в наш план. Красный — это всегда плохо. Много красного — причина обратить внимание на всплески.

А еще в нашем офисе висят мониторы, на которые выведено количество просроченных задач наших клиентов, причем по каждому разработчику.

Послесловие

Как видите, Trello нашел отличное применение для решения поставленных целей. Да, бывали моменты, когда хотелось уйти, попрощаться, взять платные инструменты для ведения workflow и утонуть в их функционале, благо на рынке их уйма.

Но оказалось, что для решений, которые в Trello отсутствуют, можно найти собственные. А простая канбан-доска, придуманная для использования на заводах, может быть применима для ведения современных b2b проектов. Особенно когда постановщиками задач являются тысячи клиентов.

Материалы по теме:

Как определить цену IT-продукта, по которой его захотят покупать все

Как выступать перед незнакомой публикой, чтобы вас обожали

Наш мозг создан не для того, чтобы запоминать

Как перестать совещаться ни о чем, но быть в курсе всего

Из старых батарей от ноутбуков можно собрать аккумулятор помощнее аналога от Tesla