Как арендатору сократить расходы на CapEx

Что такое CapEx

Расходы на ремонт и отделку офиса относятся к капитальным затратам компании (CapEx, Capital Expenditure). В отличие от операционных затрат (OpEx, Operating Expenditure), которые связаны с текущей деятельностью бизнеса и влияют на операционную прибыль, CapEx идут на покупку и модернизацию основных средств и материальных активов.

Долгое время крупные арендаторы предпочитали помещения shell & core и вкладывали средства в fit-out, чтобы создать пространство «под себя». На это есть несколько причин.

Во-первых, резидентов не всегда устраивает отделка от девелопера: застройщик выполняет стандартный ремонт «оптом» во всем бизнес-центре, может сэкономить на стройматериалах и подрядчиках.

Во-вторых, делая ремонт самостоятельно, можно выбрать дизайн по вкусу, внедрить стандарты корпоративного стиля, разработать функциональную планировку и разместить коммуникации под задачи бизнеса.

Однако на фоне нестабильной экономики компании стремятся оптимизировать расходы на ремонт. Еще одной проблемой стал рост цен на рынке офисного fit-out. За последние два года стоимость материалов и оборудования поднялась пропорционально курсу доллара — на 20-30% по всем позициям. Давайте разберемся, как арендатору в сегодняшних реалиях сократить затраты на CapEx.

Читайте по теме: Офисные пространства в 2023: главные изменения в концепциях, интерьере и оснащении

Из чего состоит CapEx

Если компания берется за отделку офиса, нужно учитывать, что процесс будет долгим и трудоемким. Например, чтобы создать офис с нуля, потребуется больше года. Предстоит провести тендер и выбрать подрядчиков, которые займутся проектированием, выполнят строительно-монтажные работы и оборудуют помещения всем необходимым.

Чтобы понять, из чего складываются капитальные расходы, рассмотрим подробнее все этапы.

Проектирование

Процесс проектирования обычно занимает от 1,5 до 3 месяцев. Общая стоимость составит около 4,5 тыс. рублей за квадратный метр. Сюда входит разработка планировочных решений (≈ 500 руб./кв. м), дизайн-проекта (≈ 1 500 руб./кв. м) и рабочей документации (≈ 2 500 руб./кв. м).

Планировочные решения. В первую очередь архитекторы моделируют для заказчика рабочее пространство с помощью тест-фита — тестового плана рассадки.

Клиент заполняет опросник, где указывает количество рабочих мест, привычный тип рассадки — коридорно-кабинетная, комбинированная или open space, а также типы столов — отдельные или бенч-системы для нескольких сотрудников.

Учитываются архитектурные особенности здания, расположение специальных зон — кухонь, санузлов, переговорных, лаунж-зон и зон коллабораций, серверных. Также компания уточняет свои пожелания по зонированию, размерам и количеству мебели. Планировочные решения проходят несколько итераций корректировок.

Дизайн-проект. На втором этапе архитекторы создают дизайн-проект. Он включает в себя варианты планировок, развертки по стенам, план полов и потолков, концепцию материалов, 3D-визуализацию или иллюстрации, различные схемы: расстановку розеток, выключателей, светильников и т.д.

Рабочая документация (РД). Разрабатывается на основе дизайн-проекта. Это те чертежи и текстовый материал, в соответствии с которыми на объекте проходят строительные работы. В состав РД обязательно должны входить следующие разделы:

• Архитектурные решения (АР);
• Отопление, вентиляция и кондиционирование (ОВиК);
• Водоснабжение и канализация (ВК);
• Автоматическая установка пожаротушения / пожарный водопровод (АУПТ /ВПВ);
• Автоматическая установка газового пожаротушения (АУГПТ);
• Автоматизированная пожарная сигнализация (АПС);
• Система оповещения и управления эвакуацией людей при пожаре (СОУЭ);
• Система охранного телевидения /система видеонаблюдения (СОТ или СВН);
• Система контроля и управления доступом (СКУД);
• Внутреннее электрооборудование и освещение (ЭОМ);
• Структурированная кабельная система (СКС).

Строительно-монтажные работы и ПНР

На строительно-монтажные и пусконаладочные работы (ПНР) уходит около 3–6 месяцев. Весь комплекс работ обойдется в сумму от 57 до 73,5 тыс. рублей за квадратный метр.

Демонтаж. Чаще всего у арендатора есть свои требования по перепланировке, тогда необходим демонтаж отдельных участков — стен, полов, потолков, электропроводки, сантехники.

Инженерные сети. Одновременно с разработкой рабочей документации происходит проектирование инженерных систем. Монтируются коммуникации и оборудование, которое образует внешнюю и внутреннюю инфраструктуру здания.

Инженерные системы включают: ОВиК (отопление, вентиляция и кондиционирование), СКС (структурированная кабельная система), ЭОМ (электрооборудование и освещение), СПЗ (система противопожарной защиты), СКУД + видеонаблюдение (система контроля и управления доступом).

Отделка помещений. К внутренним отделочным работам относятся: отделка полов, потолков и стен, монтаж перегородок, установка дверей.

Пусконаладочные работы (ПНР). Выполняются в обязательном порядке, чтобы протестировать электрооборудование в режиме предельных загрузок.

Для наглядности приведем смету расходов на каждый вид работ.

Комплектация и финишное оснащение

Завершающий этап ремонта занимает максимум 3 месяца: 1–2 месяца — на комплектацию и 2–3 недели — на финишное оснащение офиса. Арендатору эти работы обойдутся приблизительно в 18 тыс. рублей за квадратный метр.

Комплектация помещения стоит около 15 тыс. рублей за кв. метр. В нее входит: покупка встроенной и отдельностоящей мебели, оргтехники и IT-оборудования, а также оснащение кухонь и кофепоинтов.

Еще около 3 тыс. рублей за кв. метр уйдет на финишное оснащение: клининг; покупку канцелярии, кухонной утвари, диспенсеров и хозтоваров; организацию помещений для персонала; создание навигации; оплату услуг по декору и флористике.

Финальная стоимость проекта

Если посчитать общий объем затрат на проектирование, строительные работы и оснащение офиса с нуля, получается от 79,5 до 96 тыс. рублей за квадратный метр плюс 25–30% от валовых затрат за услуги генерального подрядчика.

Это средняя стоимость, так как для отделки и меблировки нет верхней границы — все зависит от пожеланий и стандартов клиента.

Как арендатору снизить капитальные расходы на ремонт офиса

Взять на себя функцию генподрядчика

В этом случае нужна готовность самостоятельно вникать во все детали. На плечи арендатора ложатся закупка материалов, наем персонала и комплектация штата. У такого подхода есть свои преимущества, главное из которых, экономия средств, но есть и ряд недостатков.

Обеспечить тщательную разработку рабочей документации

Проектировщики должны четко проработать рабочую документацию по каждому разделу, однако не все компании на рынке могут оказаться добросовестными исполнителями. Поэтому выбирать нужно только проверенного подрядчика.

Неточности в рабочей документации могут привести к ошибкам, на исправление которых понадобятся время и средства. 

Например, можно перепутать последовательность строительных работ — зашить гипсокартонную перегородку, не заложив в нее кабель. Или нарушить технологические решения — неправильно смонтировать каркас перегородок и обшить стены гипсокартоном, из-за чего на поверхности появятся трещины и нарушатся звукоизоляционные свойства.

Еще один пример — когда при ремонте друг на друга накладывают разные системы: в одном месте установлены и фанкойл для кондиционирования воздуха, и светильник, и пожарный спринклер.

Также есть вероятность закупить лишние материалы и несовместимое оборудование. В результате стоимость работ может вырасти до 30%, а сроки увеличатся до двух раз.

Провести увязку инженерных систем на сводных планах с 3D-моделированием в Revit

В программном комплексе Autodesk Revit можно создавать трехмерные модели зданий и выполнять плоское черчение элементов оформления. Работа подразумевает 3D-сканирование проектируемых помещений, нанесение и увязку инженерных систем, которые находятся на потолочном пространстве.

При этом все данные — чертежи, сметы, документы — хранятся в одном месте. Обычно их загружают в облако, чтобы быстро получать информацию и не тратить время на согласования между отделами. Над одним проектом одновременно могут работать архитектор, проектировщик, инженер, подрядчик, бухгалтер и т.д.

При изменении одного элемента происходят мгновенные перерасчеты и меняется вся трехмерная модель. Благодаря этому в проекте будет меньше ошибок и неточностей.

Еще один плюс Revit в том, что можно сформировать точные спецификации стройматериалов и оборудования. Так арендатору легче определить корректный состав материалов и провести закупку без запаса, а соответственно, — сократить непредвиденные расходы на ремонт.

Согласовать замену материалов и оборудования по форме MAF

Иногда при работах требуется замена проектных материалов, если их нет на рынке в ассортименте или в нужном количестве.

Такая процедура выгодна для подрядчика: можно сэкономить и купить более дешевые товары. По виду окрашенной стены вряд ли получится определить, какую краску нанесли рабочие, — Henkel или Ярославского лакокрасочного завода.

Поэтому лучше подписывать с подрядчиком форму MAF (Material Approval Form) — в ней указаны спецификации материалов и оборудования, которые используются при ремонтно-отделочных работах. Это особенно актуально в условиях импортозамещения, когда многие зарубежные производители ушли с российского рынка.

К примеру, до недавнего времени для заделки швов в гипсокартоне использовали шпаклевку Knauf Унифлот. По форме MAF подрядчик обязан подобрать аналог, соответствующий по качеству и техническим характеристикам: расходу материала, минимальной и максимальной толщине слоя, минимальному размеру фракции. Шпаклевка с большим размером фракции не подойдет в качестве финишного слоя: материал будет отслаиваться и растрескиваться.

То же самое с инженерией. Допустим, в ходе строительства уже были интегрированы коммуникации, для которых необходимо оборудование конкретного производителя. При замене подрядчик должен подобрать альтернативу, максимально соответствующую по техническим параметрам.

Так, в случае с пожарной сигнализацией на одном из наших объектов инженерам удалось «поженить» системы финской компании ESMI и российской «Болид».

Читайте также:

Как провести тендер, чтобы стройка точно закончилась

Кому принадлежит нейромузыка и как её использовать в коммерческих целях, чтобы не попасть в суд

Как получить максимум

Если вы хотите, чтобы планировки и дизайн интерьера максимально отвечали требованиям бизнеса, можно провести ремонт в офисе своими силами.

Однако учитывайте, что сейчас это будет более обременительно с точки зрения финансов, чем в предыдущие годы. Цены на рынке fit-out выросли, часто встречается нехватка товаров, а поставки могут задерживаться на месяц и более.

Советы из статьи помогут арендаторам оптимизировать капитальные расходы. При этом важное условие — не экономить за счет качества самих материалов, оборудования и услуг.

Например, один из способов сократить CapEx — взять на себя обязанности генподрядчика. Это возможно, если у компании достаточно времени и квалифицированных кадров, чтобы вникнуть во все детали ремонта. Если же нет, то лучше провести тендеры и нанять специалистов — так работу точно не придется переделывать.

Фото на обложке: Unsplash