В этот момент вы должны честно рассказать все клиенту

В этой статье я хочу рассказать о ретроспективе, как она проходит и почему этот инструмент важен в проектном управлении. На практике возникает вопрос: как проводить ретроспективу — с клиентом или нет? Об этом мы тоже порассуждаем ниже.

Что такое ретроспектива и зачем она нужна

Ретроспектива — это инструмент, применяемый в гибких методологиях, который нацелен на улучшение работы проектной команды, используя анализ полученных результатов с разных сторон. Проводят ее на регулярной основе по завершении n-ной итерации/фазы/спринта/релиза разработки проекта, т.е. по достижению измеримого результата. Если выделить фазы невозможно, ретроспектива проходит по закрытию проекта.

Цели ретроспективы

В первую очередь, ретроспектива направлена на то, чтобы выявить плюсы и минусы текущего процесса. В ходе ее проведения могут выявиться причины, по которым планы на итерацию или проект в целом достигнуты не были, обнажаются проблемы, с которыми столкнулась команда, обсуждаются практики, которые помогли итерации/проекту завершиться успешно.

По результатам ретроспективы вырабатываются новые подходы, методы и решения, утверждаются и берутся в работу новые практики или идеи по улучшению.

При этом надо помнить, что ретроспектива — это не поиски виноватого, а наоборот. Вне зависимости от того, что команда и клиент выяснят на ретроспективе, все участники твердо верят, что каждый делал все, что было в его силах, для успеха (принимая во внимание те знания, возможности, навыки и ресурсы, которыми он обладал на тот момент).

Как проходит ретроспектива

Проведение ретроспективы не согласуется с единым планом. Ниже описан один из возможных вариантов, порядок пунктов можно менять:

1. Ведущий ретроспективы подготавливает место проведения либо организует звонок (Skype-call) для всех участников.
2. Ведущий объясняет цели и оговаривает составленный им предварительно план мероприятия. Кроме того, он определяет правила игры, например, договаривается со всеми участниками ретроспективы о лимите времени для высказывания одного человека.
3. Опрос мнений – чтобы выяснить, что хорошего и плохого было в прошедшей итерации.
4. Обсуждение положительных моментов. Фиксация причин, благодаря которым удалось добиться положительных результатов, чтобы впоследствии использовать это в практике.
5. Обсуждение отрицательных моментов и голосование для определения самых важных проблем.
6. Выделение и обсуждение основных злободневных проблем, набравших большинство голосов.
7. Определение путей решения выбранных проблем или вещей, которые можно улучшить, а также людей, ответственных за исполнение этих решений.
8. Фиксирование достигнутых результатов (обсуждение задач, которые решались по результатам прошлых ретроспектив).
9. Составление отчета мероприятия ведущим с фиксацией всех результатов, рассылка итогов всем участникам.

Отличие ретроспективы с клиентом и без него

Скорее всего, первая ретроспектива команды с клиентом не будет настолько откровенной, как, допустим, вторая и последующие.

С одной стороны, команде не захочется выносить свои откровенно глупые ошибки наружу, чтобы не выглядеть в глазах клиента некомпетентной. С другой стороны, клиент, который платит деньги за работу и видит результат, не соответствующий ожиданиям, может высказаться достаточно эмоционально. Однако отзыв бескомпромиссного клиента – как позитивный, так и негативный – может и сильно мотивировать команду к достижению лучших результатов.

Как бы ни было трудно, но признание своих ошибок — это первый шаг к их исправлению. Кроме того, признать ошибки вместе с клиентом – это большой рывок на пути открытого партнерства, глубокого доверия и улучшению климата в команде в целом.

Примечательно, что зарубежные клиенты чаще соглашаются на проведение совместной ретроспективы и чаще дают либо положительный отзыв, либо нейтральный. При этом отечественные клиенты еще не привыкли к такого рода мероприятиям, поэтому важно объяснить ценность этого инструмента. 

Клиент как никто другой должен быть заинтересован в улучшениях и продуктивной работе на проекте, а ретроспектива позволяет обеспечить ему экономию времени и ресурсов (за счет улучшения процессов), наладить коммуникацию с командой, которая со временем может вырасти в сверхэффективную проектную команду.

Итог

Как видно, ничего сложного в проведении этого мероприятия нет. Однако, по нашим наблюдениям, эффект от проведения ретроспективы очевиден.

Так, в результате проведенных ретроспектив мы приняли некоторые полезные практики, например:

• Создание единого глоссария внутри проекта, который доступен и команде, и клиенту.
• Использование непрерывной среды интеграции Jenkins.
• Создание и актуализация карты экранов приложений.
• Разработка веб-приложений не только под конечных пользователей, но и под контент-менеджеров или администраторов сайта.
• Использование практики фокус-групп.
• Использование проектных порталов и др.

Зачастую очень сложно состыковать по времени и клиента, и команду – у нас это получалось всего несколько раз, – но результат того стоит. 

Материалы по теме:

Что такое демонстрация проекта и зачем она вам нужна?

Это заставит поколение Y работать лучше

Власти обяжут 87 госкомпаний закупать инновации

5 причин не вести бизнес в этой области

4 главных показателя для оценки вашего рынка

Видео по теме: