Как собрать все процессы компании воедино

Нажмите, чтобы увеличить

Бизнес-интеграция позволяет автоматизировать цепочку действий по выполнению того или иного процесса. Зачем это нужно? Во-первых, чтобы сотрудник, перед которым стоит конкретная задача, не спрашивал, как ее сделать, а имел четкий план реализации. Во-вторых, чтобы многие действия проходили без участия человека.

В результате мы избавляемся от массы рутинной работы, экономим время для более полезных дел и увеличиваем эффективность бизнеса. В среднем благодаря интеграции число просроченных задач удается снизить на 60%, а продуктивность сотрудников увеличить на 50%.

Задачи, которые решает бизнес-интеграция

1. Заставить все работать, как часы. Процесс разработки продукта максимально упрощается, а значит вы тратите на него меньше ресурсов. Вы можете направить свободных специалистов на реализацию других задач или принять больше проектов.
2. Повысить экономическую эффективность бизнеса. Автоматизируя процессы, вы повышаете эффективность выполнения задач. Следовательно, больше успеваете и больше зарабатываете. 

Кому нужно автоматизировать процессы

Если вы согласитесь хотя бы с одним из этих утверждений, вам нужна бизнес-интеграция.

• Ваш офис-менеджер фиксирует свои задачи на стикере, наклеенном на мониторе.
•  Новый сотрудник не знает, с чего ему начинать работу, к кому обратиться, где найти нужный документ.
•  В вашей компании работает несколько десятков сотрудников, и они явно не успевают вовремя выполнять поставленные перед ними задачи. Часто срываются дедлайны.
• Вы не можете сходу сказать, сколько времени тратит специалист на выполнение той или иной задачи.

Полная и частичная бизнес-интеграция

Если компания состоит из одного только отдела продаж – достаточно внедрить CRM-систему управления взаимоотношениями с потенциальными и действующими клиентами. В остальных случаях только ей лучше не ограничиваться.

Если компания не только продающая, но и производящая продукт, и уже внедрила CRM, то первый шаг к автоматизации сделан. Остается лишь наладить процесс постановки, выполнения и контроля задач – чтобы они фиксировались не в чьем-то ежедневнике, а в единой системе и выполнялись к назначенному сроку.

Из нашего опыта

В Uplab все задачи фиксируются в корпоративном портале: у каждой задачи есть дедлайн (крайний срок), ответственные, наблюдатели. Не приходится тратить каждое утро массу времени на формирование рабочего плана на день.

Мы долго определялись, какая корпоративная система нам подойдет больше. По многим параметрам выиграл «Битрикс24». Во-первых, он позволяет реализовать все задачи, которые стоят перед нашей компанией. Во-вторых, если какого-то функционала нам недостаточно, мы всегда можем дополнить его инструментами и сервисами, разработанными конкретно под наш бизнес. 

Работа с удаленными и творческими сотрудниками

Если в вашем штате есть удаленные сотрудники и представители творческих профессий, корпоративные системы просто незаменимы. Вы будете видеть, чем занят специалист, где бы он ни находился, и сможете объективно оценить результат его труда, исходя из KPI (ключевые показатели эффективности).

В сфере разработки сайтов распространен фриланс – модель взаимодействия, при которой сотрудники работают удаленно. Многие заказчики теряют большие деньги, когда обращаются не в агентство, а к фрилансерам.

Дело в том, что обычно заказчики не имеют никаких инструментов, позволяющих контролировать работу подрядчиков и выполнение KPI. В результате они получают продукт, который далеко не всегда удовлетворяет их по качеству. Длительность производства часто возрастает в разы, поскольку регулярно происходит срыв сроков. В итоге клиент теряет много денег там, где изначально хотел сэкономить.

Из нашего опыта

Большая часть наших дизайнеров работает в московском офисе. Корпоративный портал и CRM-системы позволяют нам ненавязчиво ввести дисциплину во взаимодействие с данными специалистами, решить вопрос сроков и отследить качество постановки и выполнения задач.

Можно ли автоматизировать процессы самостоятельно?

Не рекомендую заниматься комплексной бизнес-интеграцией самостоятельно. Конечно, некоторую часть задач вы сможете реализовать сами, но все – маловероятно. Для автоматизации определенных процессов требуется разработка специальных сервисов или приложений. Здесь от разработчика требуется высокая компетенция и специальное образование.

Среднестатистическому владельцу бизнеса проще обратиться в агентство. С точки зрения экономики это будет выгоднее: вы потратите гораздо меньше денег, времени и нервов, заказав оптимизацию бизнес-процессов «под ключ», чем если бы пытались сделать все самостоятельно. К тому же результат будет гарантированный.

Клиенты и результаты

Приведу 2 непохожих друг на друга примера — они позволят оценить возможный масштаб интеграции.

Кейс 1: Интеграция корпоративного портала для образовательного учреждения

Задача: за короткий срок найти инструмент, который позволит управлять учебным процессом, взаимодействовать со студентами, контролировать ход выполнения домашних заданий и т.д.

Задача не подразумевала дополнительной кастомизации, а сроки реализации были достаточно ограничены – нам нужно было запустить этот проект менее, чем за неделю, поэтому обошлись стандартными возможностями «Битрикс24». Мы предоставили клиенту готовый рабочий инструмент, который был полностью настроен под задачи образовательного учреждения. Клиент смог разгрузить время менеджеров, которые раньше регулярно занимались обзвоном студентов и контролем выполнения домашних заданий.

Также система позволила собрать воедино данные обо всех студентах. Вследствие этого у клиента повысился процент допродаж учебных курсов. Если раньше студент отучивался на одном курсе и больше, как правило, не возвращался в учебное заведение, то сейчас практически каждый второй студент проходит не менее двух учебных курсов.

Кейс 2: Комплексная бизнес-интеграция для строительной компании

Задача: реализовать сервисы и инструменты, интегрировать их в единую систему и заставить ее работать как единый живой организм.

Процесс интеграции длился достаточно долго – порядка пяти месяцев. За это время мы автоматизировали много внутренних бизнес-процессов, отчетов и инструментов. Интегрировали телефонию и «шахматку» – систему для бронирования и продаж объектов недвижимости.

Особое внимание мы уделили оптимизации системы отчетности в компании. Раньше отчет по продажам составлял порядка шести больших таблиц Excel. Из всех данных мы сформировали 2 коротких отчета по основным KPI компании.

Благодаря четкому построению бизнес-процессов мы добились увеличения процента конверсии сделок в договора. Также мы сделали сквозную интеграцию системы бронирования с сайтом компании и CRM-системой.

Рекомендации тем, кто планирует бизнес-интеграцию

Еще раз повторю самое важное.

1. Подробно изучите тему автоматизации бизнеса: почитайте статьи, посмотрите вебинары. Интернет насыщен полезными материалами.
2. Проанализируйте деятельность вашей компании, определите болевые точки.
3. Сформируйте цели и задачи в рамках своей компании. Желательно вместе со специалистами.
4. Автоматизируйте процессы через агентство. Если интеграция простая, то вы получите готовый рабочий инструмент уже через 2 недели. В это время входит обучение сотрудников.
5. Постоянно изучайте процесс работы в компании. Скорее всего, вы обнаружите еще несколько задач, которые можно автоматизировать.

И напоследок

Не бойтесь дистанционного формата работы. На качестве продукта это никак не отражается. Из нашего опыта: потребность в личной встрече обычно возникает только при первом запуске проекта, презентации проделанных работ или обучении сотрудников со стороны заказчика пользованию корпоративной системой. В таких случаях мы проводим личные встречи с клиентами, где бы они ни находились.

Материалы по теме:

Как сделать компанию ударостойкой и эффективной

Как запустить бизнес, потратив $25

У вас взлетит! Советы бывалого стартапера

Скоро мы будем работать в «умных офисах»

6 вопросов, которые спасут проект

Видео по теме: