Все сотрудники из других городов отрываются на корпоративах вместе с нами

Обычно вопросы об организации распределенной команды возникают, когда у компании нет офисов и вся команда работает из дома или других мест в разных точках планеты. Однако любая компания, у которой несколько офисов, находящихся в разных городах или странах, сталкивается точно с такими же проблемами.

И если в больших компаниях некоторые вещи можно опустить, то в небольшой компании на два офиса (как в нашем случае) к рабочим процессам стоит подойти с таким же вниманием как и при полностью распределенной работе.

Всего у нас в компании работает около 50 человек. Вышло так, что весь менеджент и команда по дизайну и управлению проектами находятся в офисе в Санкт-Петербурге, тогда как вся разработка сидит в Саранске. Для того, чтобы такое распределение работало и приносило результат, мы выработали несколько нехитрых правил.

1. Сплоченность команды

Сплоченный коллектив и общение не только по работе — залог успеха большинства проектов. Когда твоя команда располагается в нескольких офисах сразу, добиться сплоченности становится несколько сложнее, но это не значит, что вовсе невозможно.

2. Более личный уровень общения

Более личного уровня общения мы достигаем разными способами, но благодаря каждому из них наша команда всегда знает, что происходит на всех проектах, а также знает друг друга в лицо даже несмотря на разные офисы.

3. Общение на мероприятиях

Мы стараемся дать сотрудникам из разных офисов пообщаться на одном мероприятии, куда они отправляются совместно. Если же мероприятие проходит в Санкт-Петербурге или Саранске, то несколько дней сотрудники из другого офиса заходят в местный офис в гости, где можно познакомиться с коллегами и поработать в новой атмосфере.

4. Развиртуализация команды

Также проходит в рамках корпоративов, поэтому мы стараемся проводить их не каждый в своем офисе, а, наоборот, всем вместе.

5. Общение в сети

По различным направлениям работы у нас есть свои чаты в Telegram, где можно увидеть, что происходит на том  или ином проекте, а также пообщаться более неформально. Конечно же, есть совместный чат на оба офиса.

Раз в месяц у нас выходит внутренняя рассылка, так называемый дайджест позитива, в котором отмечены все самые важные события внутри компании и личные достижения сотрудников, которыми хочется поделиться с рабочей командой. Такая рассылка помогает держать в курсе событий абсолютно каждого сотрудника, никто не остается в стороне.

6. Тимбилдинг на расстоянии

Кроме того, по мере необходимости мы реализуем различные активности для тимбилдинга. В том числе и такие, для которых не требуется находиться в одном месте. В последний раз, например, мы запустили активность по созданию коротких видео (полторы-две минуты) о себе и своих увлечениях. Поначалу, как и любая активность, она не вызвала ажиотажа, но стоило одному человеку выложить видео — и они посыпались ото всех. Теперь о многих сотрудниках узнали с новой стороны, а не просто увидели все незнакомые ранее лица.

Такие активности надо проводить как минимум раз в несколько месяцев — тогда и общение в командах выходит на новый уровень, и многие задачи решаются проще, так как сотрудники начинают лучше понимать особенности каждого в команде.

7. Нацеленность на результат

Каждый сотрудник в нашу компанию подбирается не только по принципу организованности, но и по степени личной заинтересованности в успехе работы. Да, у нас есть нормированный 8-часовой рабочий день, но при этом время прихода и ухода на работу гибкое. И важно понимать, что нужно отталкиваться не от времени сидения в офисе, а от выполнения поставленных задач и достижения результата.

Поэтому тот факт, кто сколько пробыл в офисе, мы в работе учитываем не так сильно, как многие компании.

8. Cамомотивация и самоорганизация

Зато мы всегда смотрим на то, чтобы сотрудники были самоорганизованы и обладали самомотивацией к действиям. Если сотрудник сам может организовать свое время так, как ему будет удобно, и при этом будет понимать, что хорошая работа приведет к росту компании и улучшению условий работы в будущем, — значит, он отлично впишется в команду и наши рабочие процессы. Надо также уметь планировать свою работу с учетом работы команды из другого офиса.

9. Командные собеседования

Именно поэтому на многие позиции собеседования в нашей компании проводятся в команде: не только непосредственный руководитель и руководство могут прийти и задать вопросы новичку, но и все те, кто впоследствии будет работать с ним в команде.

10. Использование различных инструментов для работы и планирования

А когда речь заходит о планировании работы в команде на два офиса, тогда на помощь приходят различные инструменты для работы с проектами. Для больших задач мы используем Redmine, для небольших бывает достаточно Wunderlist и общения в Slack. 

11. Никакой работы в одиночку

И различные инструменты и совместное планирование, все это создано для того, чтобы каждый сотрудник не работал над задачами в одиночку. Если оставлять сотрудника наедине с какой-то задачей, очень часто даже у самых активных людей падает мотивация: очень важно такого не допускать.

12. Люди-активисты

Для этого в каждом отделе, будь то дизайнеры, менеджеры проектов или другие сотрудники, должен быть как минимум один коллега-активист, который драйвит все задачи и мониторит работу своей команды. Он может понять, из-за чего случаются простои и задержки, и вовремя устранить проблемы.

13. Мониторинг и постоянное общение

Как уже говорилось, сотрудник, который надолго остается один на один со своей проблемой, будь она локального масштаба или затрагивать работу всей команды, начинает либо «гаснуть» и терять желание что-то делать, либо вообще уходит с работы. Поэтому постоянно нужно мониторить работу людей в командах и  общаться с каждым сотрудником. Причем это должно происходить как в онлайн, так и в офлайне.

Тут главное — не переусердствовать. Если постоянно стоять у сотрудника над душой или требовать слишком много отчетов — это может быть воспринято как давление. Поэтому достаточно просто создать единое информационное  поле для всех сотрудников и наладить эффективные коммуникации с помощью различных инструментов.

Многие решают эти вопросы с помощью единой базы знаний, нам же пока достаточно общения в Slack и выставления задач в Redmine, в которых каждый сотрудник не только сможет спланировать работу, но еще и увидит, что она двигается, а не стоит на месте. 

Фото на обложке: Pixabay

Материалы по теме:

Офис, коворкинг или удаленка на дому?

Психология удаленного сотрудника

Секреты продуктивности от инвесторов и предпринимателей

Миру нужны предприниматели-творцы

Люди устали от офисов «с девяти до шести, пять через два»